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Freelance : une organisation à toute épreuve


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Quand on devient freelance, pour une raison ou pour une autre, on devient également son propre patron. Cela veut dire que c'est nous qui décidons comment vont être organiser nos journées, si nous devons faire des journées de 5h, 8h ou 12h. Cela veut aussi dire que s'il y a un couac dans notre organisation, si nous avons des retards de livraison, on ne peut s'en prendre qu'à soi-même. Il n'y a personne au dessus de vous ! Cela rend le travail du freelance à la fois complexe et exaltant, mais aussi éreintant et stressant. Alors pour éviter de surcharger notre cerveau voici quelques astuces toutes simples à mettre en place...dès le début.


Prévoir & planifier : la clé d'une organisation réussie


Pour avoir une organisation à toute épreuve, la clé de la réussite c'est la planification. Pour cela vous avez des outils très simples à portée de main ou de clic. Pendant longtemps j'ai utilisé des logiciels en ligne comme Trello ou Padlet. Ce sont des outils gratuits en ligne qui vous permettent de gérer plusieurs tableaux, prévoir vos tâches, les classer par ordre de préférence ou de priorité, inviter des clients ou des collaborateurs à y participer. En bref des outils de gestion de projets simples à prendre en main. Il en va de même pour Asana que je n'ai pour ma part pas testée mais qui présente une façon encore plus intuitive et élaborée de planifier ses tâches et projets. J'utilise encore Padlet pour certains projets qui nécessitent une collaboration mais pour la planification je suis revenue à une bonne vieille méthode : le journal.


Pourquoi revenir au journal ? En fait j'utilise deux journaux différents. Un qui pourrait s'apparenter à un bullet journal où j'ai reproduit un calendrier annuel, et pour chaque mois un calendrier mensuel. J'y place avec un code couleur mes rendez-vous, programmation réseaux pour mon compte professionnel et autres petites choses personnelles. Cela me permet de voir quelles journées commencent vraiment à être chargées et lesquels je peux me permettre de remplir encore. Après ces pages annuelles / mensuelles, c'est un calendrier quotidien, une sorte d'agenda où je note pour chaque jour de la semaine ce que j'ai prévu de faire + une to do list hebdomadaire, et un emplacement dédié aux "idées" vous savez ces petites choses qui surviennent sans qu'on ait rien demandé et qu'on oublie les trois quarts du temps alors qu'on les avait trouvées génialissimes ?

L'autre carnet que je possède est un carnet "projet" avec une page dédiée au projet : nom du projet, collaborateur.ice.s, deadlines, et toutes les choses que je vais devoir faire pour réussir ce projet. Par exemple pour le projet du Cathédraloscope sur lequel je travaille j'ai noté : les réunions, mon collaborateur, et "recherches iconographiques", "recherches sémantiques", "analyse concurrentielle", "personas" et pour chacun de ces points le temps que cela me prend et des dates butoirs.


A ces deux carnets s'ajoute un calendrier que je viens d'ailleurs de me procurer. J'aime avoir une vision mensuelle et si je l'ai aussi dans mon bullet journal avec une page dédiée ce n'est pas suffisant puisque si je dois écrire ce que je veux faire tel ou tel jour il faut sans arrêt que je retourne en arrière dans mon journal. Calendrier en ligne ou papier c'est un peu comme vous voulez mais cela vous permettra je pense d'avoir une meilleure vision au long terme plutôt que de tout voir au jour le jour ! Vous pouvez aussi le coupler avec un calendrier annuel mais pour l'instant je n'en ai pas encore trouvé l'utilité puisque je me fixe mes grands objectifs annuels ailleurs.


Gérer le quotidien...& les imprévus !


S'il y a bien quelque chose que je commence à toucher du bout des doigts après ces quelques mois de freelance c'est qu'il faut singulièrement séparer le quotidien du travail. Et ce n'est pas forcément chose aisée ! Il y a aujourd'hui, je trouve, comme une propension à la rapidité, à faire tout très vite et évidemment avec un perfectionnisme rarement atteignable. Je vous propose de ralentir. Oui il y a une machine à lancer, du linge à étendre, un coup d'éponge à passer, un peu d'aspirateur dans les chambres et ce miroir mériterait vraiment un bon coup de chiffon. Et bien à moins que cela soit une charge mentale pour vous, que vous ne puissiez pas vous concentrer sur autre chose, mettez tout cela de côté.


Ce n'est pas parce que vous travaillez depuis chez vous, en télétravail d'ailleurs ou en tant que freelance, que vous devez faire toutes les tâches ménagères en même temps que votre emploi. Séparez les deux consciemment. Quitte à ce que cela soit aussi planifié dans votre journée. Pour ma part, je m'octroie 1h le matin de tâches ménagères : nettoyer la table, descendre le linge, vider ou remplir le lave vaisselle. Mais à partir de là j'arrête. Je vais bosser comme toutes les autres personnes ayant un emploi et devant s'y rendre, je ne me consacre qu'à mes clients ou mon entreprise. Parce qu'à vouloir tout faire en même temps, vous serez non seulement en surcharge mais vous vous éparpillerez et serez beaucoup moins efficace.


Restent alors que les imprévus, les aléas de la vie : maladie, fatigue, accidents, etc., qui ne sont à priori ni programmables ni évitables et que vous devez alors accepter.


Ne pas oublier...l'administratif !


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Être freelance c'est être son propre patron, personne au dessus de soi, des projets passionnants, des rencontres avec des gens passionnés, bref que du bonheur. Il fallait donc bien qu'il y ait un contre-coup à toute cette vague de joyeusetés, une petite tape dans le monde des bisounours : l'administratif.


Et oui, dans toute bonne organisation du freelance, il ne faut en aucun cas oublier l'administratif et cela passe par, notamment, les deadlines de taxes et autres versements de cotisations. Ainsi, même si le site de l'URSAAF m'indique dans ma rubrique "déclarer et payer" mes échéances en cours, j'ai pris grand soin de noter dans mon calendrier les prochaines dates de versement. Ayant choisi une déclaration trimestrielle, je déclarerai mes prochains chiffres d'affaires en octobre (pour la période juillet - septembre) et en janvier (pour la période octobre - décembre). Les échéances sont ouvertes tout le mois, aussi vous avez du temps, mais ce serait tellement dommage de louper l'échéance parce que pris dans un projet... Et je peux vous assurer que l'on perd vite la notion du temps lorsque l'on bosse sur quelque chose de passionnant !


Bien gérer ses comptes c'est un gain de temps phénoménal à la fin du mois. Et il va surtout pour celles et ceux qui sont au régime réel et qui déclare notamment leurs dépenses liées à l'entreprise. D'ailleurs... n'auriez-vous pas oublié le renouvellement de votre nom de domaine ? Ou bien de votre site internet ? Je suis sûre que c'est arrivé à plus d'un.e d'entre nous ;)


Il en va donc lorsque l'on a quelque chose à payer...mais aussi lorsqu'un client nous doit de l'argent ! Nous verrons dans un prochain article comment rédiger devis et factures, mettre en place des conditions générales de vente appropriées pour éviter les retards de paiement. Pour ma part, je note, à partir du moment où un devis est accepté et la deadline fixée, en ajoutant le délai que je leur laisse volontiers pour payer, la date à laquelle le versement doit être fait. Cela me permet, non seulement de savoir de quelle trésorerie je dispose à un instant T mais aussi de pouvoir recontacter un client. On a tôt fait "d'oublier" que l'on doit percevoir de l'argent de tel client alors que nous avons déjà enchaîné sur le contrat suivant...et c'est souvent à la fin du mois qu'il faut rappeler tout le monde pour leur demander où sont passés les sousous.



Vous l'aurez compris, pour être freelance il faut être organisé.e. Sachez cependant que cela s'apprend. D'une part en faisant des erreurs, d'autre part en testant des méthodes qui nous conviennent ou non. Celles et ceux que l'on dit "peu organisé.e.s" le sont surtout d'un point de vue extérieur... mais ont leur propre méthode d'organisation ! Ainsi si vous rentrez chez moi vous verrez des piles de livres partout et l'impression que je suis très bordélique.. En réalité chaque pile correspond à quelque chose !


N'hésitez pas à me dire en commentaire quels logiciels vous utilisez pour gérer votre entreprise, votre business ou votre quotidien :) Si vous êtes plus papier ou numérique, etc. Je serai ravie d'échanger avec vous et découvrir de nouvelles méthodes ! :)


J'ai créé ce blog dans le but que nous nous enrichissions les uns les autres alors commentez, partagez, échangez.


A la prochaine,

Enora

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A propos de la blogueuse

Conseillère en com' culturelle

Passionnée par le secteur culturel et toutes ses composantes (avec une appétence pour le milieu de l'édition), 

je me suis lancée dans l'aventure freelance en 2021 lors d'un énième confinement qui ne me permettait pas de travailler comme je le souhaitais. Aujourd'hui à la tête de ma micro-agence de com', Esperluète Communication, je me propose, à travers ce blog, de vous donner quelques conseils dans le freelancing mais aussi en com' culturelle !

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